Vivências e convivências

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sábado, 18 de junho de 2016

Como organizar e redigir e-mails corporativos


 
Ana Paula Pereira
 Bruna Nayara Ruthes
 Cintia Daiane dos Santos
 Juçara Schulz Köpp
 Raquel Sauer Walker
Disciplina: Tempo, organização e Planejamento
Curso de Pós raduação em Asessoria Executiva Empresarial,
da Universidade Regional de Blumenau
Professora Eliane Wamser
 
INTRODUÇÃO

            O e-mail, no contexto atual, ainda é considerado uma das principais formas de comunicação das empresas. É um canal bastante procurado pelos clientes para obter informações e negociar produtos e serviços, bem como por representar parte da imagem que a organização passa a seu público consumidor. Também é muito utilizado na comunicação interna das organizações.

Este texto tem como objetivo auxiliar na elaboração de e-mails mais efetivos, e consequentemente contribuir para a melhora da organização do tempo e planejamento de um profissional cuja prioridade seja gerir sua vida profissional de maneira eficaz.

Por isso, investir em um modelo de e-mail corporativo eficaz, com o objetivo de enviar mensagens de maneira profissional e responsável e de ser uma ferramenta de otimização de tempo, é o primeiro passo para que se obtenha o máximo de sucesso com este canal de comunicação. Certamente isso requer a observação de algumas regras básicas, que serão citadas e comentadas a seguir.

1 ORGANIZAÇÃO DE MENSAGENS

            Segundo Christian Barbosa (2013), “um profissional chega a gastar até três horas lendo, organizando e respondendo suas mensagens”. Por isso, é recomendado que se estipulem horários para ler e responder seus e-mails, o ideal é fazer isso a cada uma ou duas horas, dependendo do fluxo de contatos. Importante é não deixar pendências.

Os e-mails precisam ser respondidos e arquivados por pastas. Para otimizar o tempo  através de uma busca rápida, o ideal é eleger prioridades e adicionar as pastas mais importantes aos favoritos.  Somente os e-mails que possuem pendências a serem resolvidas e/ou respondidas devem ser deixados na caixa de entrada. Excluam-se os e-mails desnecessários.

Também é possível criar compromissos, agendamentos e gerar tarefas realizando uma sincronização com a agenda, para que assim possa se resolver pendências dentro do prazo. O fato é que os programas de e-mails possuem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para melhorar a organização e otimizar o tempo. São medidas simples que podem resultar em uma melhor reputação e imagem institucional, fazendo com que o cliente perceba a organização e a agilidade, imagem de empresa comprometida e estruturada.

2 ESTRUTURA DO E-MAIL

            O endereço de um e-mail pessoal deve ser claro, objetivo e formal, preferencialmente um nome neutro; não se deve utilizar apelidos, números e hifens.

Já as empresas, se possível, deveriam ter um domínio próprio, isso dará mais credibilidade. Também se recomenda subdividir endereços eletrônicos que levem o nome da empresa de acordo com setores e departamentos, como por exemplo: vendas@empresa.com.br ou rh@empresa.com.br. Desta forma, transmite ao cliente uma ideia de organização e preparação para atender às suas mais diferentes demandas. Da mesma forma que agiliza e facilita a resolução de problemas e o encaminhamento de assuntos específicos a cada área de atuação, o que garante maior satisfação dos clientes e confiança de que terão suas solicitações devidamente tratadas.

O assunto deve ser um título relevante e condizente com o contexto do e-mail; é um fator importante que irá gerar a curiosidade e atenção do leitor receptor. Muitas mensagens são deletadas porque chegam com o título em branco ou inadequado.

A saudação inicial e final deve ser redigida com grau de formalidade adequado. Preferencialmente dirigir-se ao destinatário pelo nome, acompanhado de expressões e/ou títulos formais como "Prezado Sr. Fulano" ou “Caro Dr. Ricardo”. Para finalização ou despedida usam-se termos como “Atenciosamente”, “Cordialmente” ou “Grata(o)”, seguido por uma vírgula. E a assinatura do e-mail, preferencialmente deve ser com nome, cargo e número de telefones, dados indispensáveis para a continuidade do contato.

Caso seja necessário enviar documentos anexos ao e-mail, no corpo da mensagem precisa ser informado o que está sendo enviado, com nomes e dizeres adequados à linguagem corporativa. É preciso tomar cuidado para que os anexos não deixem a mensagem pesada, prejudicando o seu recebimento.

Quando for enviar a mesma mensagem para mais pessoas, torna-se necessário analisar se é necessário que os destinatários saibam para quem foi enviado, assim como o endereço de e-mail de todos. Se necessário, enviar para os contatos com cópia oculta (CCO). Da mesma maneira, ao receber um e-mail que foi enviado para diversas pessoas, ao respondê-lo, cabe analisar cuidadosamente para quem irá a resposta, se somente ao remetente, ou também para todos os demais.

3 CONTEÚDO DA MENSAGEM

A redação empresarial caracteriza-se pela impessoalidade, uso padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade. O e-mail, como integrante da comunicação escrita empresarial, também vai demandar que sua mensagem seja clara, objetiva, concisa, direta, e que se aborde somente o essencial. Ainda, deve ser redigido de maneira formal.

São aspectos e cuidados que facilitarão a compreensão da mensagem e evitarão a perda de tempo tanto do destinatário como do remetente.  Um texto objetivo e conciso transmite o máximo de informações com o mínimo de palavras. Se a mensagem for complexa e longa demais, ela poderá ser interpretada da forma diversa da pretendida, ou nem ser lida pelo receptor, por não ser atrativa.

A mensagem do e-mail não pode conter erros ortográficos e nem gramáticos. É recomendado o uso de editores de texto que possuem funções de corretor ortográfico. O uso de vírgulas e pontos pode modificar toda a interpretação do assunto, assim, é indispensável o seu correto uso.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

            A redação e a organização de um e-mail corporativo seguem necessariamente algumas regras. O ideal é se ter um padrão estabelecido corporativamente para ser utilizado sem melindres no dia-a-dia, poupando tempo.

Boa gramática, objetividade, organização e disciplina são alguns dos itens necessários para secretários, assessores e profissionais da administração em geral conseguirem se organizar para que o e-mail não lhes tome muito tempo em relação a outras tarefas.

De forma sucinta, pode-se afirmar que saber gerenciar e redigir corretamente e-mails é uma característica muito importante e um fator que poderá construir ou denegrir a imagem de um profissional. Segundo a instrutora de comunicação escrita do Centro de Pesquisa, Desenvolvimento e Educação Continuada (CPDEC), Vivian Cristina Rio: “escrever corretamente um e-mail é importante porque, por meio da linguagem, transmitem-se o conhecimento e a organização de quem redigiu o texto”.
 

REFERÊNCIAS




BARBOSA, CHRISTIAN. 60 Estratégias para ganhar mais tempo. Editora Sextante. Rio de Janeiro, 2013.
 
 
 

sábado, 11 de junho de 2016

Programa 5 S: uma via para a organização pessoal e profissional


Programa 5 S

 §  O 5S surgiu no Japão no início dos anos 1950.

§  Na indústria, seus principais papéis são: liberar áreas, evitar desperdícios, melhorar relacionamentos, facilitar as atividades e localização de recursos disponíveis.

§  Trata-se de uma sigla formada pelas iniciais de cinco palavras japonesas: SEIRI (Seleção), SEITON (Ordenação), SEISOH (Limpeza), SEIKETSU (padronização) e SHITSUKE (disciplina).

§  Os cinco sensos, comumente chamados de 5S, são a porta de entrada de um Programa de Qualidade Total. Tem um grande efeito sobre a motivação para a qualidade, visto que seus resultados são rápidos e visíveis.

§  A sua grande virtude é seu grande defeito. Nós a tornamos seu maior defeito ao pensarmos que o Programa 5S se resume a melhorar a aparência do local de trabalho ou outro ambiente qualquer.

§  A essência dos 5S é mudar atitudes e comportamento.

§  Sua prática contínua e insistente leva, inevitavelmente, a uma mudança interior que resultará, ao final, em uma disposição mental para a prática de um programa onde os resultados são de médio ou longo prazo, como a Qualidade Total.

§   Uma forma simples de definir é: são atividades que praticadas por todos, com determinação é método, resultarão em um ambiente (casa, local de trabalho, clube ou mesmo cidade) agradável e seguro.

 
Seiri (utilização, descarte e seleção)

§  É a análise do local de trabalho, onde se deve verificar quais são os materiais, ferramentas e equipamentos necessários à execução das atividades.

§  Selecionam-se aqueles que agregam valor ao processo e que são usados constantemente, colocando-os próximos ao local de operação.

§  Os não-aplicáveis diretamente sobre as operações são descartados, objetivando eliminar ferramentas, dados e controles ultrapassados, equipamentos e outros itens desnecessários ao desenvolvimento do trabalho.

§  Objetiva aumentar a produtividade e eliminar os desperdícios. 

Seiton (sistematização, ordenação e arrumação)

§  Verifica-se como estão dispostas as ferramentas de trabalho, devendo colocá-las numa ordem lógica e sequencial, segundo as operações a realizar.

§  O objetivo é ter “à mão” os elementos que serão utilizados no processo produtivo (fluxo de trabalho), de tal forma que não se perca tempo e atrase o atendimento ao cliente ou as fases do processo.

§  Uma boa opção é padronizar os instrumentos específicos com cores diferenciadas. 

Seisoh (limpeza... é limpeza mesmo)

§  O ambiente de trabalho deve estar permanentemente limpo e cabe a todos contribuir para a sua manutenção, independente do nível hierárquico que ocupa.

§  É necessário fazer um trabalho de conscientização, pois, se houver uma participação coletiva, todos sairão ganhando: os empregados, com um ambiente saudável e seguro; a empresa, com uma imagem positiva e maiores lucros; e os clientes, com a qualidade dos produtos e dos serviços.

§  O conceito de limpeza também compreende a segurança do trabalho, a utilização correta das máquinas e equipamentos, dentro de suas especificações técnicas, não causando desgastes desnecessários e, ainda, o não-uso da matéria-prima e outros materiais, acima de suas reais necessidades, ou seja, não os desperdiçando. 

Seiketsu (asseio, saúde e higiene)

§  É a preocupação que cada funcionário deve ter com relação à saúde. São as condições de higiene que a empresa deve oferecer por meio de planos de saúde ofertados a seus funcionários e dependentes; manutenção de suas instalações físicas, etc.

§  O asseio de todos irá refletir positivamente no ambiente de trabalho. 

Shitsuke (autodisciplina, educação e comprometimento)

§  É algo inerente aos bons funcionários e que deve contagiar os demais. Espera-se que os funcionários estejam comprometidos com os processos, com as normas, com os clientes internos e externos e sigam os padrões técnicos estabelecidos pela empresa.

§  Não se deseja funcionários inertes e sem iniciativa, e, sim, participativos, preocupados com a melhoria contínua, que dêem sugestões, discutam os assuntos e, tomada uma decisão aderem a ela, como se sua fosse.

§  Possibilita que haja um mínimo de controle sobre as atividades destes funcionários, pois acredita-se que eles são elementos cônscios de suas responsabilidade.
 

Referência
COLENGHI,  Vitor Nature. O&M e qualidade total: uma interpretação perfeita. 2.ed. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2003.



sexta-feira, 10 de junho de 2016

O uso de aplicativos em prol da efetividade profissional - gestão do tempo

SILVA, Gabriela Kemmerich e
LIMA, Valéria Gomes de
MELLO, Grazielle de Freitas de
SCHAZMANN, Elizete Julia
LUBENOV, Sandra Regina
 
Pós-Graduandos em Assessoria Executiva Empresarial,
da Universidade Regional de Blumenau (FURB) / Blumenau, SC,
disciplina Tempo, Organização e Planejamento
 
1.            INTRODUÇÃO
 
Sabe-se que o celular tomou conta da vida das pessoas e da sociedade como um todo. Por este motivo, a constante necessidade de estarmos por dentro das situações do cotidiano e tentarmos ao máximo nos fazermos presentes em todas as áreas de nossa vida, tanto pessoal quanto profissional. Para que isso aconteça, muitos aplicativos de celular são utilizados na otimização do tempo e organização em sentido geral.
Atualmente, o celular ganhou status de aliado nas organizações, deixando para trás a imagem de vilão que rouba tempo e provoca distração e discórdia por isolar as pessoas e atrapalhar a interação entre elas.
Ante a ampla adesão de quem possui smartphones, ferramentas como WhatsApp e seus similares (Viber, Skype, WeChat, Telegram, Line, etc), bem como a utilização do celular no horário de trabalho ou durante reuniões, era ato falho, falta de respeito e displicência.
Hoje, a troca rápida de mensagens de texto, áudio e imagens, é indispensável no dia a dia das organizações. Sabemos que estas ferramentas são aliadas e nos proporcionam sim, ganho de tempo e produtividade, visto que permitem nos comunicar, reunir, decidir o que preciso for, rapidamente, globalmente e economicamente. 
 
2.    O USO DE APLICATIVOS NA ORGANIZAÇÃO DO TEMPO 
 
2.1.    Gestão do tempo
 
Diante de um mundo que exige cada dia mais conhecimentos e atitudes acertadas, a sensação de falta de tempo é comum entre a maioria das pessoas. De acordo com Christian Barbosa, em seu livro A Tríade do Tempo, “essa sensação é comum porque, geralmente, utilizamos o tempo de forma inadequada. Costumamos gastá-lo com atividades que nada têm a ver com nossos maiores objetivos, com nossos sonhos, com nossa missão de vida. Isso resulta na sensação de que o tempo passou rápido demais e que não aproveitamos o suficiente.”
Na administração do tempo, para obtermos melhores resultados, é fundamental identificarmos em quais atividades estamos desperdiçando nosso tempo. Barbosa nos questiona: Na última semana, quantas vezes você utilizou seu tempo em atividades que nada tem a ver com seus objetivos ou que não eram urgentes. Quantas vezes você jogou tempo fora em uma conversa sem sentido, uma festa que você não queria ter ido (mas seus amigos ou sua família o “empurraram”), assistindo um programa de TV ou lendo uma revista, que não agregaram valor nenhum à sua vida? Quantos e-mails de piadas, correntes mágicas de felicidade ou sites não “recomendados” você viu?
Entre as recomendações de Barbosa para ganharmos mais tempo, vale destacar que é preciso assumir uma postura mais assertiva e proativa em sua vida. Proatividade significa que cada indivíduo é o único responsável pela sua vida, que cada um toma a iniciativa e age para conseguir o que deseja. Assertividade significa que se tem confiança no que faz e expressa isso para o mundo de forma sincera e aberta.
Se existem os "ladrões de tempo" também não faltam aliados para utilizá-lo da melhor maneira e, ser assertivos é buscar por estes aliados. Para ganharmos mais tempo em prol da produtividade e qualidade do trabalho, podemos lançar mão de diversos aplicativos que nos trazem uma gama enorme de possibilidades. Desde aplicativos para o arquivamento digital de cartões de visita, até os  que nos dão dicas do melhor trajeto para o trabalho, passando por aqueles que confirmam a leitura da mensagem, estão disponíveis para quem busca ferramentas eficazes para ganhar mais tempo. 
 
2.2.    Tipos de aplicativos para smartphones e/ou microcomputadores
 
Há empresas que não permitem o uso de aplicativos de mensagens em horário de trabalho, considerando-os desperdiçadores de tempo. Porém esta norma é mais comum nas áreas operacionais e auxiliares, pois nas demais, é impensável não estar disponível, online e responder clientes, fornecedores e colegas de trabalho.
Por questões de mobilidade (entendemos, também, mobilidade como agilidade), a maioria dos aplicativos de comunicação e ferramentas que visam nos dar ganho de tempo resolvendo questões do dia a dia estão disponíveis para smartphones.  Aqui, elencamos alguns aplicativos que abrangem várias necessidades.
 
Scanbot - para armazenar, digitalizar, imagens e vídeos. Pode-se utilizar a câmera do  telefone celular para digitalizar qualquer documento em formato PDF e em ótima qualidade.
Dropbox -  para armazenar documentos, vídeos e afins; além de guardar arquivos, facilita o compartilhamento dos conteúdos que ali estão e permite também a edição deles, com a opção de backup. É possível se ter um banco de dados a mão em qualquer ocasião.
CamCard – indicado para aquelas pessoas que recebem um volume alto de cartões de visita, e dedicam muito tempo olhando e procurando por um contato. Este é um aplicativo que permite digitalizar e armazenar os cartões. De navegação fácil, permite editar os cartões; além de um sistema de busca eficiente, reconhece 17 idiomas, incluindo chinês, japonês e russo.
Wunderlist - Precisando se organizar melhor? Distribuir melhor as atividades durante o dia sem desperdiçar tempo e esquecer compromissos? A Wunderlist é a versão moderna da lista de "coisas a fazer", com a diferença que neste aplicativo pode-se classificar as atividades, anexar fotos, programar lembretes e compartilhar o conteúdo com outras pessoas.
Voice Reader - transforma qualquer texto em arquivos de áudio automaticamente. Permitido se utilizar no carro, enquanto se está no trânsito.
Waze - é um dos mais utilizados aplicativos de trânsito e navegação. Os usuários formam uma “comunidade” onde compartilham informações de trânsito em tempo real, possibilitando que o usuário ganhe tempo em seus deslocamentos, escolhendo o caminho mais adequado, baseado nas informações compartilhadas. Este aplicativo é visivelmente útil para otimização do tempo e planejamento.
WhatsApp – é a ferramenta mais utilizada hoje no quesito comunicação.  Nas organizações, decisões importantes são tomadas utilizando-se este aplicativo. Porém, a ferramenta possui uma aura de informalidade, visto que sua origem é para uso informal e não foi desenvolvida para o mundo coorporativo. Porém, mesmo sendo o meio (WhatsApp) informal, a postura em utilizá-los no e com pessoas do trabalho, sugere a formalidade dos e-mails coorporativos, visto que a diferença do WhatsApp ao e-mail, nesse meio, é a agilidade na escrita, mas não a ausência de tato profissional. 
 
Em grupos de WhatsApp de pessoas da empresa, o criador do grupo deve agir como um moderador, pois pode ocorrer de um participante ser muito informal, ou “fofo” enviando muitas imagens e saudações que em nada estão relacionadas a questões coorporativas. É importante ressaltar que, se um profissional usa um aparelho celular fornecido pela empresa, ele e seus aplicativos, como o WhatsApp, são de propriedade da empresa. Assim como seu e-mail corporativo o é. Então, a empresa pode sim verificar o conteúdo de mensagens e arquivos que transitam nos aparelhos de sua propriedade.
Ao trocar mensagens com os gestores/colegas de trabalho através do WhatsApp, sugere-se ter cuidado. A comunicação pode ser efetiva, porém não tem a necessidade de sair do âmbito do profissionalismo. Seguir a linguagem formal, utilizar palavras completas (sem abreviaturas), escrever de forma sucinta e simples são algumas das dicas ao se trocar mensagens no meio corporativo. É bem verdade que, neste caso, não se justifica a utilização de assinatura, nome completo, entre outros. Estas atitudes formam o que as organizações chamam de “protocolo para utilização de smartphones”. Utilizá-lo, da maneira correta, trará sim benefícios a todos.
As ferramentas de comunicação, como e-mail coorporativo, possuem legislação respaldando as empresas em monitorar ou ter livre acesso ao conteúdo de mensagens e arquivos, acessados ou transmitidos por seus colaboradores, segundo o artigo 932, inciso III, do Código Civil, e a recém-aprovada Lei Anticorrupção (nº 12.846/14).
“O empregado que utiliza o e-mail corporativo para assuntos particulares deve saber que o acesso pela empresa não caracteriza violação de sua privacidade”, segundo publicou no site UOL em 21/08/2014, Celina Mendonça, advogada especialista em direito digital. 
 
3.    CONSIDERAÇÕES FINAIS 
 
Se um profissional usa um celular particular nas atividades da empresa, essa não pode de forma alguma interferir no seu uso. Porém, ao trocar mensagens com colegas de trabalho em horário comercial e o conteúdo for impróprio, a empresa pode questionar pelo horário do acesso, principalmente se a empresa adota a postura de proibir o uso de smartphones em suas dependências. Logicamente que, em situações de impasse, cabe o diálogo. Quanto à empresa proibir o uso de aparelho celular, ela assim pode proceder se o sindicato ao qual está vinculada possui convenção coletiva estabelecendo esta norma. Se nos questionarmos se aplicativos de mensagens rápidas, organizadores de agendas e aplicativos de armazenamento e transmissão de arquivos nos trazem agilidade no dia a dia, a resposta dependerá de comparar a forma como se realizava essas atividades antes do surgimento dos aplicativos. Certamente o WhatsApp e  o Skype são mais produtivos do que enviar e-mail, pois é mais comum as pessoas estarem recebendo mensagens em seus Smartphones que em desktops.
O que também acontece em armazenar e compartilhar arquivos. Se pensarmos em quanto esses aplicativos podem nos ajudar e focarmos em como eles estão presentes hoje em nossas vidas, sabemos que não nos perderemos ou desviaremos do foco profissional. Ao utilizar essas ferramentas resolveremos os problemas mais rapidamente e consequentemente, teremos mais tempo para planejar e desenvolver ao invés de correr atrás das coisas e resolver urgências todos os dias.
Se utilizamos ferramentas para produzir, e não substituir o contato com nossos colegas, estamos no caminho certo. Não precisamos nos reunir para tomar algumas decisões, porém se houver possibilidade, melhor. Pois ainda, a presença permite desdobramentos que a distância de textos e áudios não alcança. Se os aplicativos são aliados ou não, depende da nossa postura em utilizá-los, e se posicionar perante aos que nos procuram através deles, no caso das mensagens rápidas. Ganhar tempo não justifica intransigência ou falta de noção.  
 
REFERÊNCIAS
 
O artigo foi baseado na opinião dos alunos que integraram a equipe que elaborou este material. Outras fontes foram utilizadas, como sites de notícias e redes sociais. 
 
Aplicativos de celular para serem utilizados no ambiente de trabalho. Acessado em 06/04/2016. http://noticias.r7.com/carreiras/fotos/conheca-os-melhores-aplicativos-de-celular-para-usar-no-ambiente-de-trabalho-09072015#! 
 
Microempresários indicam 10 aplicativos para melhorar a rotina de trabalho. Acessado em 05/04/2016. Site: http://economia.uol.com.br/noticias/redacao/2013 /05/15/empreendedores-indicam-10-aplicativos-para-melhorar-a-rotina-de-trabalho.htm#fotoNav=1 
 
Empresas têm o direito de monitorar e-mails corporativos de funcionários. Acessado em 08/04/2016. Site: http://noticias.uol.com.br/opiniao/coluna/ 2014/08/21/empresas-podem-monitorar-e-mails-corporativos-de-funcionarios.htm 
 
BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2011. 
 

 


quarta-feira, 1 de junho de 2016

Como um monge atenderia o cliente? Aliviando o sofrimento

Este é um texto extraído fielmente do livro:

ALMEIDA, Sérgio. Como um monge atenderia o cliente Cliente?Salvador/BA: Casa da Quakidade, 2007, p. 87.


Aliviando o sofrimento

Atender pessoas, o público em geral, é o trabalho de milhares de indivíduos. Uma maneira de ganhar a vida. Entretanto, também é uma boa oportunidade de crescimento e realização pessoal, quando se tem consciência disso. Quantos, ao redor do mundo, buscar ajudar os outros, mediante o trabalho voluntário, sem ganhar nada com isso, financeiramente falando, é claro. Essas pessoas sabem que, ajudando, "aliviando o sofrimento dos outros", elas ganham, sim, e muito. E, que tal, além de todos os benefícios emocionais, de bem-estar, você também ganhar dinheiro para cumprir essa tarefa? Eis uma extraordinária oportunidade que seu trabalho lhe proporciona.
Aproveite-a.
 
"Aliviar o sofrimento" do cliente? Que história é essa? Os seres humanos (inclusive nossos clientes) sofrem das mais variadas e distintas intensidades de males: ansiedade, angústia, medos, fobias, etc.
Quanto você pode fazer por eles enquanto está atendendo-os?
Muito. Maximize essa oportunidade!