Vivências e convivências

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domingo, 1 de setembro de 2013

Reunião: quem vai participar?


O resultado do trabalho de um conjunto de pessoas será sempre maior que os resultados que cada um conseguiria individual e isoladamente. Correto?
 
Correto. Porque ouvir as pessoas diretamente envolvidas com um determinado assunto, antes de se tomar decisões que as afetam, é o caminho mais adequado quando se busca uma solução colaborativa para problemas corporativo.
 
A metodologia utilizada para se encontrar a solução colaborativa é a convocação de uma reunião. Quem convocar?
 
Há empresas que recomendam manter o grupo tão reduzido quanto possível, incluindo apenas as pessoas que:
 
a) puderem executar as decisões tomadas na reunião;
b) puderem fazer uma contribuição específica;
c) puderem aprovar as medidas necessárias;
d) tiverem responsabilidade oficial pelo assunto em discussão;
e) puderem organizar uma articulação estratégica;
f) puderem criar uma atitude positiva em relação ao assunto;
g) tiverem uma contribuição pessoal a fazer, do ponto de vista estratégico.
 
O horário para se realizar a reunião também deve ser considerado para o êxito dos objetivos.
Manhã de segunda-feira, a tarde de sexta-feira e o horário após o almoço são momentos em que quem convoca a reunião compete com uma série de acontecimentos alheios à reunião. Produtividade zero.
 
Reuniões de surpresa - só se for para motivar e elogiar a consecução de metas. Caso contrário, os participantes da reunião devem ser convidados com antecedência para que possam se preparar diante do objetivo, do assunto, do papel que terão na reunião e do tempo que demandará sua presença.
 
Quantas vezes você já compareceu a uma reunião sem saber sobre os motivos da reunião, nem verbalmente?
 

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