Vivências e convivências

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segunda-feira, 26 de agosto de 2013

Por que fazemos reuniões?


As reuniões, vira e mexe, têm sido enquadradas como as maiores desperdiçadoras de tempo dos integrantes do mundo corporativo.
A sua empresa já conseguiu se livrar das reuniões? Ou pelo minimizar o número de reuniões?
 
Ao organizar os milhares de papéis que tenho nos meus arquivos deparei-me com 18 dicas para uma reunião de sucesso, que foram listadas por alunas minhas do curso de Pós Graduação em Secretariado. Infelizmente não posso citar os nomes das autoras porque não fizeram constá-los no papel que tenho aqui comigo.
 
Tenho certeza, contudo, que são dicas sempre bem-vindas (e nunca demais!!) para quem secretaria, assessora, convoca, lidera e participa de reuniões.

1. Estabeleça previamente os propósitos da reunião.
2. Convoque ou convide as pessoas certas.
3. Cuide dos detalhes como: local, funcionamento dos equipamentos, café, água, intervalo, lista de presença, material a ser disponibilizado.
4. Inicie a reunião enfatizado o objetivo.
5. Registre a memória da reunião.
6. Eleja um moderador.
7. Administre o tempo para que a reunião finalize no tempo previsto.
8. Apresente ideias.
9. Instigue ideias.
10. Preste atenção quando os outros falam.
11. Comunique-se de forma clara e objetiva.
12. Comprometa-se, solicite esclarecimentos de pontos obscuros.
13. Responda quando solicitado, mesmo que sua opinião seja discordante.
14. Vista-se adequadamente para a ocasião.
15. Leve sempre a pasta com documentos inerentes ao assunto da pauta e um bloco de anotações.
16. Seja pontual.
17. Lembre-se de acompanhar as decisões tomadas pós reunião.
18. Alerta: atender o celular ou checar os e-mails a cada segundo, pode prejudicar sua imagem de comprometimento com os assuntos em debate.



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