Vivências e convivências

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quinta-feira, 23 de setembro de 2010

Secretária “quebra-galho”? Nem pensar!!!!

Muitos paradigmas foram quebrados a partir do momento em que as Secretárias Executivas se adequaram aos padrões exigidos pelo globalizado mercado de trabalho. Por este motivo, as tarefas de atender telefone e servir cafezinho, por exemplo, tornaram-se muito distantes da realidade. Hoje participam de ações mais focadas em resultados. Conduzem e mediam reuniões, organizam viagens corporativas nacionais e internacionais, planejam e organizam eventos empresariais ou sociais e fazem todo o gerenciamento dos documentos e relatórios para seus gestores.

Sabemos que a rotina secretarial em geral acontece sempre em uma velocidade avassaladora durante o período de trabalho, por isso a importância dos profissionais terem os processos administrativos organizados e padronizados. O que significa isso? De acordo com especialistas, é necessário que tenham uma ordenação específica das atividades sob sua responsabilidade no tempo e no espaço, com começo, meio e fim, e com todos os passos bem especificados, estruturados para a ação e aplicação.

Sem um processo de trabalho não se consegue chegar a um resultado, seja ele positivo ou negativo, nem mesmo transformar um pedido/solicitação em um produto. No caso da Secretária Executiva, dentre suas inúmeras habilidades, é primordial ressaltar que o bom relacionamento com clientes internos e externos, o amplo conhecimento do ambiente onde está inserida, a comunicação de forma clara e objetiva, contribuem de maneira significativa para ser merecedora de crédito confiante de seus gestores.

Na mesma direção, segurança, autonomia, iniciativa de conhecer e saber lidar com novos desafios para que o processo de trabalho se desenvolva positivamente, farão com que atinja resultados acima de satisfatórios no seu fazer profissional, com geração de valor para os negócios da organização.

Um claro exemplo de um processo administrativo que requer o envolvimento e a ação da Secretária Executiva, em muitas empresas, é o processo de gestão de viagens. Vamos a uma situação comum:

“A Secretária Executiva recebe a solicitação da viagem, inicia a busca por melhores horários de vôos e tarifas, pesquisa hotéis perto ou na região que o solicitante tem o compromisso, reserva o hotel, emite a passagem aérea, aloca carro para o período da viagem, programa o adiantamento financeiro, agenda almoço ou jantar do solicitante da viagem com o cliente/fornecedor, programa motorista para levá-lo e buscá-lo no aeroporto. Após todos estes itens organizados, aguarda o retorno do viajante para concretizar o fechamento da viagem através do relatório de prestação de contas verificando as notas fiscais e atenta se deverá haver reembolso ou não ao viajante. E, por fim, encaminha ao Departamento Financeiro para o encerramento da viagem”.

Este processo básico requer dedicação e controle por parte da Secretária Executiva para que nada dê errado, afinal de contas o foco no cliente, seja ele interno ou externo, é o que trará a satisfação para o cliente e principalmente para a própria profissional. Um processo, quando bem administrado, gera o aumento da produtividade, combate ao desperdício, evita o retrabalho pela identificação da causa dos problemas, tendo como resultado mais qualidade no ambiente de trabalho.

Lamentavelmente, ainda se ouve falar que a Secretária é uma mera “quebra-galho” pelo fato de ser multifuncional. Quanto desconhecimento de quem fala isso!! É sabido que as empresas atualmente buscam profissionais formadas, experientes, maduras, que sabem lidar com inúmeras situações. São profissionais que, através de soluções inteligentes, resolvem problemas de assuntos sob sua responsabilidade sem que haja a necessidade de “pedir o aval” dos gestores.

Claro que a padronização de processos e procedimentos dos quais a Secretária participa facilita sobremaneira sua atuação. E até a compreensão e valorização de suas atividades por pessoas que a cercam. Uma coisa é falar o que se faz e como se faz. Outra coisa é apresentar isso sistematizado. Falar em processo é falar em fluxograma, procedimento operacional, norma procedimental. São, basicamente, formas de normatizar e definir o que se faz, como se faz, por quê se faz, quando se faz e quem faz. Na hora que isto estiver sistematizado, dificilmente uma Secretária terá suas atividades questionadas. Também se evitará a imagem de “quebra-galho”. E mais, a empresa diminuirá o risco da deficiência na ocasião em essas atividades tiverem que ser feitas por uma substituta.

A Secretária Executiva deve ser uma gestora focada em resultados. Tudo o que puder implementar para ajudar em benefício de um resultado positivo será, além de bem vindo, um desafio que se deve encarar para inovar e trazer mudanças para o cotidiano profissional, tornando o desempenho mais efetivo.

Pense em algo que você poderia mudar ou fazer melhor uma vez por semana. Depois crie um padrão de procedimentos e você verá que otimizará seu tempo em prol de atividades mais estratégicas.


Autora: Vera Aparecida Ferreira (vera@mqb.com.br), secretária executiva, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio Cesusc/Sinsesc – Florianópolis/SC.

2 comentários:

  1. Infelizmente em Portugal ainda há muito a noção da Secretária "quebra-galho". O problema é que a todas as tarefas gerenciais, muitas delas complexas e que exigem tempo, pensamento estratégico, investigação, são acrescentados os cafézinhos, lanchinhos, arrumo de WC, ida à costureira, entre outras. E se você dá a entender que não tem tempo (muitas vezes nem cabeça) para gerenciar essas outras coisas, ainda é mal considerada. Muito tem que mudar, mas fico feliz por no vosso país as coisas estarem a evoluir cada vez mais.

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  2. Claro que aqui no Brasil ainda encontramos pessoas (até empresários) com a ideia de secretária do século passado (1930). Mas as profissionais que se formam em nossos cursos superiores de Secretariado Executivo já tem clareza deste perfil contemporâneo e já não se sujeitam a fazer determinadas tarefas. A formação em nível superior contribui significamente para imprimir este novo ritmo a profissão aqui no Brasil. É minha singela opinião.
    Obrigada por seu comentário.

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