Vivências e convivências

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sábado, 4 de setembro de 2010

Programa 5S: uma prática viável na organização do espaço de trabalho


A preocupação de Joana começou quando ouviu conversas no refeitório, entre funcionários, que estavam insatisfeitos com o ambiente de trabalho.

Joana trabalha a oito anos em uma empresa metalúrgica de pequeno porte. Assessora o Diretor Administrativo, proprietário da empresa. O Setor Administrativo responde pela área financeira, recursos humanos, vendas e compras.

A empresa tem como prática investir em treinamento e no bem estar dos funcionários. A qualidade de vida e a melhoria contínua de processos integram a filosofia da empresa. O que ouviu no refeitório motivou-a a verificar o que estava acontecendo. Conversou pessoalmente com cada um dos 23 funcionários da empresa que trabalhavam na Produção. Alguns estavam insatisfeitos por sua própria desorganização; outros pela falta de estrutura, como uma boa mesa, bons materiais para trabalho; e outros por pensar que não estava correto o que acontecia no setor, como: ferramentas fora de lugar, máquinas sujas e materiais de limpeza em lugares inadequados.

Dialogar: uma atitude bem sucedida

Por que Joana optou por conversar pessoalmente com cada um deles? “Porque ao longo de meus oito anos de empresa, consegui criar certa autonomia e respeito entre os colaboradores”, afirma Joana. Ela atribui isso a sua dedicação, persistência e habilidade de relacionamento interpessoal. “Certas qualidades como: senso de liderança, organização e humildade vêm de cada um de nós, porém, cabe-nos aprimorá-los ao longo da jornada.”

Ela conhece a empresa nos pequenos detalhes e procura manter-se informada de tudo o que acontece. É responsável por todos os serviços ligados ao Setor Administrativo. Tem inúmeras responsabilidades que fazem com que, muitas vezes, tenha que substituir o gestor em decisões. Seu perfil eficiente, ágil, comprometido e decidido garante-lhe certa liderança.

Joana define-se como o ponto intermediário entre o diretor e demais funcionários. “Sem uma secretária, o diretor se preocuparia com determinadas decisões, que não haveria necessidade. Procuro tomar frente de determinados problemas e resolvê-los”. Preocupa-se com o bem estar de seus companheiros e com a qualidade do trabalho, o que fez com que tivesse sucesso no diálogo com eles sobre os indícios de insatisfação.

O Programa 5S

Levou as inquietações ao conhecimento do Diretor e apresentou simultaneamente a minuta do projeto de implantação das etapas iniciais do Programa 5S. Baseou-se no entendimento e aplicação do Programa 5S apresentado por Vitor Nature Colenghi em seu livro O&M e qualidade total: uma interpretação perfeita.

O Programa 5S foi uma prática desenvolvida no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial, para combater a sujeira das fábricas. A denominação 5S, também conhecida como housekeeping, é devido às cinco atividades que se iniciam com a letra “s”, em japonês. São: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

A essência dos 5S é mudar atitudes e comportamento. Sua prática contínua e insistente leva, inevitavelmente a uma mudança interior que resultará, ao final, em uma disposição mental para a prática de um programa onde os resultados são de médio ou longo prazo.

5S na prática

O Diretor aprovou a aplicação das primeiras etapas do Programa 5S. O primeiro passo foi realizar uma reunião com todos os funcionários, para identificar o que deveria ser mudado na empresa. O segundo passo foi escolher o Grupo Gestor, composto de três pessoas, eleitas como avaliadoras (auditoras) do programa.

O próximo passo foi organizar um workshop com simulações e exercícios, habilitando os componentes do Grupo Gestor como auditores. Participaram também de uma palestra de sensibilização, para quebra de paradigmas e mostrar o antes, durante e depois da aplicação do programa. Definiram o Dia “D”, Dia da Limpeza, e o local para descarte.

A etapa seguinte envolveu todos os funcionários da empresa. A palestra, com duração de duas horas, apresentou o Programa 5S: o que é, para que serve, como aplicá-lo, qual a sua essência e por que do 5S na empresa.

O Dia da Limpeza, que é praticamente o pontapé inicial para o 5S, aconteceu em uma sexta-feira, das 14 às 18 horas, quando os funcionários pararam suas costumeiras atividades na produção e no administrativo para avaliarem o seu local de trabalho, separando o que servia e o que não servia. Os objetos que não eram necessários para o trabalho foram levados ao local de descarte.

Deu trabalho fazer esta “faxina”. Joana comenta que foi impressionante ver quanta coisa sem necessidade é guardada e quanto desperdício se tem no local de trabalho, o que ninguém percebe no seu dia a dia; somente quando todos param para separar o útil do desnecessário.

Limpar o ambiente para deixá-lo com um visual agradável e harmonioso. Isso aconteceu no sábado de manhã. Todos levaram a sério. Pegaram a vassoura, a estopa, o álcool e o querosene e limparam. Paredes internas, máquinas, bancadas e o piso foram pintadas.

Ao meio-dia daquele sábado, a empresa ofereceu-lhes um churrasco, como agradecimento e confraternização pelo empenho nestas etapas iniciais do Programa 5S. Foram compradas placas indicativas: sanitário, refeitório, almoxarifado, administração, entre outras, para identificar espaços.

Para a organização do escritório, foi comprado um arquivo para toda a documentação, que estava sendo guardada em caixas de papelão. Tinta para pintar máquinas, paredes e piso também foi providenciado.

No escritório, foram etiquetados os armários, o arquivo recém comprado, as gavetas e as pastas, numeradas. Na produção, as ferramentas foram organizadas de acordo com tamanho, as forrações das bancadas foram trocadas e mais prateleiras foram feitas.

A manutenção desta organização depende do comprometimento de cada um por desenvolver o hábito de observar e cumprir normas, regras e procedimentos. Depende da conscientização de cada um respeitar o espaço do outro para manter a ordem que foi deixada. Ter disciplina é um sinal de respeito ao próximo.

O Grupo Gestor, coordenado por Joana, reúne-se quinzenalmente para fazer a auditoria baseado na planilha com critérios previamente estabelecidos e acordados. Para a satisfação de Joana, os primeiros resultados mostraram que os funcionários continuam zelando pela organização do ambiente de trabalho.

Embora se sentisse gratificada pelos resultados iniciais, sabe que vários dos objetivos delineados no projeto e apresentados ao Diretor Administrativo, serão alcançados e implantados gradativamente, dentro de períodos estipulados. Assim como alguns provavelmente terão que ser remanejados de acordo com a disponibilidade financeira da empresa.

O que fica, até o momento para Joana, é a certeza de ter ampliado seus conhecimentos e expectativas no sentido de criar, cada vez mais, condições de assessorar equipes e projetos de trabalho.

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