Vivências e convivências

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terça-feira, 5 de outubro de 2010

Ser secretária é isso.....


Quarta-feira à noite... E tenho que escrever um texto de duas laudas até sexta-feira... O que faço? Estudar cansada... tudo bem, mas produzir um texto quando a cabeça não consegue pensar em mais nada, não é tarefa fácil.

Sentada na cama começo a pensar como foram meus últimos dias... Por que não produzi o que precisava? Por que parece que deixei tudo para a última hora? Se até um feriadão tivemos no meio do caminho...

É bem verdade que com a mudança de emprego estou demorando mais para cumprir minhas tarefas no trabalho. Mas, não seria eu a primeira pessoa que ao começar a trabalhar num ambiente desconhecido, como num passe de mágica, saberia fazer tudo com perfeição.

E o inglês? Pois é, sete anos se passaram desde a minha formatura, sete anos sem utilizar o idioma. Então o jeito é correr atrás, fazer curso e estudar... estudar... Tenho estudado muito!

Voltando ao trabalho... Como se organiza um evento recebendo informações cruciais com atraso a todo o momento, sem conseguir despachar com a chefia e sem autonomia nas decisões? E como ter autonomia se você ainda desconhece informações básicas a respeito do cotidiano profissional? Não há de se ter autonomia mesmo! O que se pode e se deve ter é iniciativa e boas ideias para compensar a lerdeza. (risos)

E no meio de tudo isso ainda tem o Congresso, do qual fui convidada a participar. Uma semana viajando é uma semana a menos de trabalho no mês. Preciso adiantar tudo! Mas não reclamo... Quantas pessoas gostariam de poder ausentar-se do trabalho durante uma semana para participar de um evento na sua área? Apesar do cansaço estou muito feliz com a viagem.

E o feriadão? No feriado tinha planejado: faria todas as “tarefas” da pós. Mas, quis o destino que perdêssemos um membro da família. Já dizia o poeta... ”Os bons morrem jovens”... E, infelizmente, tive que trocar os cadernos pelo apoio ao meu marido... que precisava mais de mim. É para isso que a gente se casa, não? Para ter quem cuide da gente e para cuidar também.

Ufa... E a cabeça não para... Que agito... Afinal, sobre o que mesmo vou escrever? Onde estão as tais habilidades? Habilidades... Habilidades... É isso!
Habilidade é uma palavra crucial para a Secretária Executiva, uma profissional que, ainda nos dias de hoje, sofre discriminação. Mas será por quê? Acredito que por influência do machismo, considerando que, no passado, quando a mulher começou a trabalhar eram poucas as funções que ela podia desempenhar. Algumas se tornaram professoras, outras quando não sabiam o que fazer, mas queriam trabalhar fora (gritavam por liberdade de expressão) tornavam-se secretárias. Mas que fique claro: à secretária daquela época não eram exigidas as habilidades exigidas à Secretária Executiva de hoje. Ela passava o dia atendendo e transferindo ligações telefônicas, datilografando documentos que eram ditados pela chefia, agendando compromissos que a chefia pedia. Era alguém capaz de organizar documentos, de observar e aprender rotinas administrativas simples.

Mudanças aconteceram, felizmente. Hoje, a secretária trabalha em função da qualidade de atendimento ao seu cliente interno e externo, gerencia as informações através de processos administrativos, coordena reuniões e pessoas. Concentra sua capacidade na criação de novas rotinas de trabalho e na observação e percepção do comportamento de quem assessora para tornar seu trabalho mais efetivo e harmonioso.

A realidade é que a gestão de processos tornou-se a verdadeira aliada à Secretária pelo fato de aumentar a produtividade, eliminar o desperdício em função de uma melhoria contínua, e por gerar qualidade de vida no trabalho. A partir do momento que se padroniza os procedimentos, tende-se a ganhar tempo e a harmonizar o ambiente de trabalho. Ganha-se tempo para pensar e a ênfase antes dada a tarefas repetitivas passa a dar lugar a contribuições mais estratégicas.

Em meu local de trabalho a gestão de processos não é utilizada. Existe uma certa organização, sabe-se as responsabilidades de cada servidor, mas não existe uma padronização dos procedimentos. Pretendo solicitar a autorização do meu Executivo para aplicar o método PDCA no escritório, organizando cada processo administrativo com o auxílio do servidor responsável por cada tarefa, com a intenção de aperfeiçoar o resultado na execução das atividades. Sei que será uma tarefa desafiadora, que levará alguns meses, mas é isso o que me atrai: o desafio. No início haverá resistência, mas com o tempo fluirá naturalmente.

Ser Secretária Executiva é isso... É ter habilidade de fazer várias tarefas ao mesmo tempo e dar conta de tudo. É conseguir coordenar uma equipe com eficiência no trabalho e ainda pensar em alternativas e sugerir inovações. Estudar sempre, capacitando-se cada vez mais.... E não deixar de ser atenciosa com a família e com os amigos... Fazer tudo isso sempre bela e no salto... Sorrindo... Como se tudo estivesse perfeito como um lindo dia de praia!

Autora: Giovana Redel, secretária executiva, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio CESUSC/SINSESC, Florianópolis (SC).

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