Vivências e convivências

Vivências e convivências

quarta-feira, 13 de outubro de 2010

Quanto mais se faz, mais se pode fazer


Os processos de trabalho fazem parte dos mais importantes acervos da organização, na medida em que envolvem todo o conhecimento tácito, estabelecem o que deve ser feito, por quem deve ser feito e com que regras. Todas as ações devidamente registradas com o intuito de facilitar e racionalizar os processos administrativos e operacionais para eliminar desperdício tanto financeiro como de tempo, visando melhores resultados para a organização.

Empresas que desejam ter qualidade nos resultados precisam inserir a padronização de seus processos administrativos e operacionais. E ir além! Necessário é divulgar, verificar se estão sendo seguidos, controlar e aprimorar sua execução, já que dependem da ação de pessoas que têm habilidades e atitudes diferenciadas.

Os profissionais da área de Secretariado Executivo e Assessoramento, como gestores de pessoas e processos, devem estar conectados para esta questão. Identifica-se a importância de registrar esses processos, na medida em que os serviços de maneira geral são racionalizados, tarefas desnecessárias são eliminadas, erros são corrigidos. Quando existe o registro de processos, o treinamento dos recursos humanos é facilitado. Ganha-se em tempo e em recursos financeiros, e a organização que isso gera acaba dando visibilidade ao profissional (por que não!!). E o mais importante, otimiza-se tempo para gerenciar atividades relevantes e estratégicas.

Quem ainda não está vivenciando esta prática deve despertar para tal. Padronizar atividades e tarefas não é simples de se fazer, porém os resultados são muitos: valorização profissional, dentro e fora da empresa, reconhecimento, troca de experiências, visibilidade.

É uma grande oportunidade para demonstrar a capacidade gerencial que, muitas vezes, passa despercebida por não se reconhecer os benefícios que advém desta prática. Além de padronizar os processos e procedimentos administrativos com os quais estão diretamente relacionados, os profissionais do Secretariado Executivo otimizam o seu tempo para se concentrar em questões que efetivamente contribuem e agregam valor ao negócio da empresa.

A princípio – concordo - parece uma tarefa quase impossível: como padronizar os processos do dia-a-dia do profissional de Secretariado Executivo? Como dar um tempo na execução das inúmeras atividades operacionais, sem contar as enormes quantidades de “demandas extraordinárias” para começar a padronizá-las? Repito, realmente não é uma tarefa simples. Exige tempo, conhecimento, disposição, dedicação. O primeiro passo é tomar consciência dos ganhos que se tem ao deixar todos os processos documentados. Depois, é se organizar para destinar um tempo por dia, para iniciar a sistematização das normas e procedimentos das atividades.

Elaborar fluxogramas para tornar os processos de trabalho visuais e práticos. Descrever as normas procedimentais de cada função ou atividade e descrever como cada atividade é desenvolvida na prática, é uma forma de qualificar a estrutura para a sua ação. É necessário vencer a barreira da “fazeção”, para poder se inserir em níveis mais estratégicos nas organizações.


Quanto mais se faz, mais se pode fazer. Contudo, ao se destinar tempo para introduzir elementos em que se possa assessorar de forma mais consciente e pensante, os executivos enxergarão o profissional como um aliado nas tomadas de decisão da empresa. Cada vez mais o seu dirigente vai requisitá-lo para atividades mais elaboradas e gratificantes.

Em suma, processualizar a rotina de trabalho é ganhar em qualidade na execução dos processos, em valorização profissional. São aspectos que resultam diretamente na qualidade geral dos resultados.

Autora: Karla Maria da Silveira Costa, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio CESUSC/SINSESC, Florianópolis (SC).

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