Vivências e convivências

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quarta-feira, 30 de janeiro de 2013

First class? or business?


Toda "organização fundamentada na informação" (segundo Peter Drucker) está à procura de profissionais capazes de criar seu próprio entusiasmo, com atitudes necessárias para transformar pensar em fazer. No caso dos profissionais de secretariado, é saber aplicar com eficácia as técnicas de assessoramento e as funções gerenciais para planejar, organizar, coordenar e gerenciar rotinas administrativas, projetos e processos, e assessorar dirigentes e equipes de trabalho.

Dentre os inúmeros processos com os quais o profissional de secretariado é chamado a se envolver no dia a dia está o gerenciamento e a organização de viagens corporativas. E geralmente é grande a preocupação para que tudo dê certo. Receber uma mensagem ou simplesmente ouvir: "Cheguei bem, deu tudo certo"  é o que há de tranquilizador para quem cuida.... sim, para quem cuida....a partir do escritório das pessoas que viajam a negócios.

No meio dos profissionais de secretariado é significativa a preocupação com a disponibilidade de taxi na chegada, com a recepção no hotel reservado, com o transporte oferecido pelo hotel para transfer de aeroporto/hotel. E por aí vai.... Costumo dizer que nossa eficácia e eficiência - depois que o executivo sai do escritório - estão literalmente nas mãos de quem nos presta esse tipo de serviço. Se algum imprevisto acontecer, algo que obviamente não esteja escrito e detalhado no roteiro de viagens, é motivo para termos que nos explicar e colocar nos eixos.

Na verdade, cada um de nós já embarcou muito antes do passageiro do e-ticket que acabamos de emitir. Quem sabe até já estamos no vôo de volta. Claro que isso é possível virtualmente, porque somos os reais detentores de todos os detalhes para efetivar uma viagem. Ou pelo menos deveríamos ser...

Uma série de informações e cuidados são necessários para a garantia do sucesso do que foi planejado. Se por ventura você trabalha com um executivo que têm por hábito passar os detalhes de sua viagem a passos lentos e mesmo assim quer os vôos confirmados, você está com um problema grave de comunicação com ele. Certamente toda viagem que ele fizer irá lhe causar mal-estar e posso te garantir que algum detalhe da viagem vai ser motivo de reclamação por parte dele.
Com uma atitude proativa, faça uma relação de todas informações necessárias e - com uma postura de assertividade - vá conversar com seu dirigente sobre a sua próxima viagem. Que será a melhor de todas, com certeza!



Um comentário:

  1. Eliane, parabéns pelo blog... Quero acompanhá-lo com maior frequência. Abraços

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