Vivências e convivências

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quarta-feira, 24 de setembro de 2014

Dos Escribas a Internet: um pouco da história da profissão de Secretário (parte VI)


Aperfeiçoamento e desenvolvimento profissional

 

Torna-se cada vez mais necessária a participação constante em cursos de aperfeiçoamento e desenvolvimento profissional. Os secretários executivos tradicionais, que perceberam que deveriam evoluir, assim como a tecnologia, ganharam novas funções. Outros perderam espaço.

Segundo a SECRETÁRIA B, nesta virada de século em que estamos vivendo mudanças frenéticas e radicais, “qualquer profissional precisa estar muito atualizado. O que era última geração ontem, hoje já não é mais. Então, há necessidade, muita necessidade de aperfeiçoamento. [...] senão nós seremos engolidos logo, logo.”

A SECRETÁRIA A concordou plenamente com essa afirmação. Em qualquer atividade, uma pessoa precisa estar atualizada, informada, participar de cursos, palestras, leituras. Participar ativamente dos cursos “in company” que muitas organizações oferecem para o aperfeiçoamento profissional e pessoal de seus empregados, bem como para mantê-los motivados.

A SECRETÁRIA C afirmou que fez muitos cursos em São Paulo e Porto Alegre, que lhe deram a noção de como desempenhar seu papel de secretária executiva. Hoje ainda faz cursos, porém não com tanta frequência como no passado. A empresa oferece mais palestras que acontecem na cidade e como sempre há certo número de inscrições pagas, quem tiver interesse pode participar. “Hoje, todo mundo dá mais incentivo para se participar no campo motivacional, porque as empresas estão tão dinâmicas, que estamos fazendo curso todo dia na empresa.”  Disse que não está saindo com muita frequência de sua empresa para fazer cursos, pois acredita estar aprendendo no dia-a-dia.

A tecnologia do escritório e o secretário executivo passaram a ter uma certa cumplicidade desde 1870, com a invenção da máquina de escrever. Precisa estar ciente das inovações tecnológicas e saber como funcionam, pois é ele quem gerencia o fluxo de informações entre as mais diversas pessoas, nos mais diversos lugares. A cada nova tecnologia no escritório, seu método de trabalho é afetado. Ao contrário de sua função, que é privilegiada. Como quase todas as inovações convergem ao secretário executivo, ele é privilegiado por ter acesso a todas, tendo a oportunidade de conhecê-las e introduzi-las no seu cotidiano, modificando processos de trabalho e até redefinindo sua posição na organização.

Infelizmente, muitos secretários executivos tiveram suas funções afetadas em virtude das novidades tecnológicas no escritório, porque não estavam preparados profissionalmente e não buscaram atualizar-se por conta própria, deixando a cargo da organização. Muitas organizações não o fizeram. Preferiram demitir. Excluíram do quadro funcional os que não evoluíram com a tecnologia, por falta de competência tecnológica, que, segundo Chiavenato (1996, p. 146), “é a capacidade de assimilação do conhecimento de diferentes técnicas necessárias ao desempenho da generalidade e da multifuncionalidade.”

Também é verdade que há escritórios que continuam operando com equipamentos de muitos anos atrás: papel, máquina de escrever, arquivos, calculadoras, telefone, lápis, canetas, copiadoras e outros. Mas não deve ser um impeditivo para o profissional secretário executivo atualizar-se em relação às novidades tecnológicas que começam a modificar o ambiente de trabalho.

Os escritórios estão sendo transformados em ambientes bonitos e aconchegantes, com móveis práticos, funcionais e visual agradável. São as estações de trabalho, ou os escritórios inteligentes, totalmente informatizados e todos ligados em rede.  Com a racionalização do espaço, o secretário executivo perdeu a exclusividade de uma sala. Muitos gerentes ainda mantêm suas salas, mas outros passaram a ter apenas sua estação de trabalho. Com esse novo conceito de escritório, seu trabalho vem se tornando mais integrado e dinâmico com os demais departamentos da organização.

Há necessidade de educação continuada para possibilitar atualização e adaptação às inovações tecnológicas, uma vez que, conforme Knechtel (1995, p. 112), “a divulgação das novas tecnologias, em geral, é acompanhada de problemas como insegurança, temor, carência de orientação, crises de identidade [...]”.

 

O secretário executivo diante da reestruturação organizacional e administrativa


Desde o seu surgimento nos escritórios dos Estados Unidos, por volta de 1870, a função de secretário sempre foi diretamente afetada pelas mudanças que se processaram nos modelos de administração. Está sendo um participante ativo no redimensionamento de seu papel junto às organizações que se reestruturam em decorrência dos novos protagonistas. Afinal de contas, é um elemento facilitador da ação administrativa, proporcionado pelo contato que tem com os mais diferentes públicos, quer sejam internos ou externos.

Faria (1986, p. 15) concorda com este entendimento quando diz que o secretário executivo “é uma peça vital do processo administrativo.” Para ele, é a peça da engrenagem administrativa que imprime velocidade aos fluxos administrativos e operacionais, que quando não está em perfeito funcionamento é um verdadeiro gargalo de estrangulamento ou obstáculo que produz morosidade e dificuldades na consecução dos objetivos da organização.
 

A minha empresa [...] passou por transformações muito sérias nos últimos anos. [...] tivemos uma nova fase. E a nossa adaptação teve que ser muito rápida, porque quem não se adaptou logicamente não está mais conosco. A partir de 1993, as mudanças continuaram; um processo dinâmico, muito intenso. [...] E quem não é fortemente adaptável, fica fora. Tínhamos, em 1985, 6.200 funcionários. Hoje, temos 1.700 funcionários. Como, então, foi afetada fortemente, tínhamos, num certo momento, 18 secretárias. A partir de 93, fizemos um pool. Trabalhávamos em duas para toda a diretoria, que eram 5 pessoas, muito ativas, com atividades até extra empresa. E, hoje, a partir deste ano de 98,  estou sozinha na diretoria. Então, além do trabalho normal de secretária, tenho outras atividades. Eu tive que realmente me adaptar para poder continuar. (SECRETÁRIA C).
 

A organização em que a SECRETÁRIA B atuou também passou por um processo de reestruturação e ela teve que se adaptar às novas regras de multifunção, que lhe exigiam flexibilidade e novos conhecimentos na área administrativa e de assessoria, para poder acompanhar o ritmo acelerado das mudanças.


Nossa empresa também reestruturou, enxugou, apertou. Havia, na empresa, três secretárias que atendiam aos diretores. Havia, também, uma secretaria administrativa, com oito funcionários. Quem trabalhava nessa secretaria administrativa? A menina do telex, do fax, os office-boys, os garotos que faziam toda a circulação de correspondências em diferentes setores. Tinha um coordenador da área. E esse grupo precisou ser extinto. Todas as suas funções passaram para o pool de secretárias. Então, além de atender aos diretores, nós assumimos as outras responsabilidades. Todo escritório,  material e equipamento, passou a ser controlado por nós. Éramos em três. Então, de oito, o serviço foi dividido em 3. E a capacidade de adaptação [...] foi muito importante, porque tivemos que nos desdobrar e adaptar.

A secretária deixou de ser aquela função operacional, para ser uma função estratégica. A secretária passou a ter poder de decisão. Por quê? Porque começamos a fechar contratos para a empresa por terceirizar serviços. [...] vamos contratar fora? Então, o que vamos fazer? Vamos buscar uma empresa que faça esse serviço. Tentamos fechar esse contrato e apresentar para a diretoria o custo-benefício, os cálculos de redução de custos. Então, realmente, a função foi beneficiada com todo esse enxugamento, porque a secretária passou a ter outras atividades. E aí vem mais um benefício. Precisamos estar preparadas para essa nova atividade. Precisamos assumir riscos, porque antigamente, ninguém, nenhuma secretária assumia riscos. Fazia o que era mandado fazer e pronto. Temos que ter capacidade para liderar, pois temos subordinados. Temos que responder por aquela equipe com quem fechamos o contrato e fazê-la funcionar. Temos que contratar agentes de viagens e fazer todo um trabalho com a agência de viagens. [...] a função enriqueceu, a função cresceu.   (SECRETÁRIA B).


O secretário executivo não lida somente com materiais, equipamentos, objetos palpáveis, mas, sobretudo, com pessoas. A eficácia de um executivo depende da eficácia de quem o assessora. A evolução do papel e a importância do profissional do secretariado nas organizações estão relacionadas diretamente à sua eficiência e eficácia na execução de suas tarefas, pois seu progresso profissional é medido pela busca contínua de novas técnicas e sistemas para realizar seu trabalho. Em todas as suas atividades diárias, o secretário executivo faz uso de procedimentos para aumentar sua eficiência e eficácia. Estão, ao fazer e receber ligações telefônicas, ao redigir, datilografar, receber, classificar e distribuir as correspondências,  ao organizar a agenda, ao preparar reuniões e roteiros de viagens, ao atender clientes internos  e externos, ao prestar e administrar as informações.

Medeiros e Hernandes (1995, p. 57) aconselham o secretário executivo a se interrogar sempre sobre o próprio procedimento quanto à realização de tarefas, para que obtenha desempenho máximo. É necessário que tenha planejamento da sua rotina de trabalho, desde a primeira tarefa do dia até a hora do término do expediente, bem como interesse e conhecimento das atividades profissionais do executivo com quem trabalha, além de visão global da organização.

Numa corporação virtual, o profissional do secretariado é incentivado a questionar a relevância de determinada tarefa e atividade, ou seja, por que fazer?, para que fazer? além do costumeiro como fazer? Isso requer competência pessoal. Em outras palavras, “a capacidade de aprendizagem e absorção de novos e diferentes conhecimentos e habilidades” (Chiavenato, 1996, p. 146).
 

Mudanças significativas na função secretarial


No entendimento da SECRETÁRIA C, a mudança


mais significativa de todas foi o fato de nós, hoje, termos que estar onipresentes na empresa. Temos que saber de tudo, de tudo. O diretor chega e pergunta e temos que saber o porquê e o que está acontecendo. Por isso é muito importante se estar antenada, informada. Antigamente, ficávamos numa sala isolada e não tínhamos mesmo como saber o andamento dos outros setores. Hoje, eu trabalho no meio de todo o pessoal administrativo. [...] não tem mais sala fechada nem para eles, nem para mim. Então, ali eu fico antenada, fico ligada [...] É preciso realmente ajudar a administrar a empresa, porque atualmente eles pedem a nossa opinião. A nossa opinião tem um peso enorme. 

 
O secretário executivo, a partir de sua estação de trabalho, poderá se comunicar com qualquer parte do mundo, bem como ter acesso a uma série de informações que precisarão ser selecionadas e transmitidas de acordo com os objetivos e missão da organização a qual integra. Poderá elaborar documentos com gráficos e figuras, pois terá à sua disposição equipamentos de editoração eletrônica e uma impressora para gerar textos e imagens quase fotográficos.

Na opinião da SECRETÁRIA B, as mudanças que aconteceram foram muito significativas e
 
a informática modificou totalmente o nosso mundo. O tempo hoje é real. Antigamente, o representante da empresa ia ao cliente, formulava o pedido, colocava-o no malote,  e três dias depois o malote chegava aqui na matriz da empresa. Encaminhava-se  para  a  engenharia, se fazia o orçamento, colocava-o no malote de volta com o pedido ou confirmação ou orçamento para o cliente. [...] A informática veio e mudou o sistema de informações. As informações sempre existiram, mas era difícil consegui-las. Era difícil chegar até elas. E hoje, não. Acessamos nosso computador e temos o que quisermos a nossa frente. Não existe mais o famoso papel que tanto tínhamos que guardar e controlar. O papel acabou. Hoje, ligamos um botãozinho e o mundo se descortina a nossa frente.
 

Na mesma direção, a SECRETÁRIA A reforçou esse depoimento ao exemplificar o procedimento que adotava no envio de malotes para os representantes localizados em todas as capitais do país.


[...] nós organizávamos e fazíamos os malotes. E muitas vezes o representante tinha que saber se o item tal foi cancelado, se a camiseta tal teve aumento de preço, se o cliente tal é inadimplente, enfim. Tudo isso era feito. As famosas comunicações internas. [...] Então, veja o tempo que nós perdíamos datilografando a comunicação interna. Aí corríamos para pedir o visto, a rubrica do diretor. Era envelopado, porque não podia ir aberto, e envelopado era colocado no malote. Imaginem, o tempo que perdíamos para fazer tudo isso. E, hoje, como é que é? Coloca-se a mensagem na internet, e pronto, acabou. Coisa maravilhosa. Fantástica! (SECRETÁRIA A).

 
De acordo com a SECRETÁRIA B, em 1971, quando estava trabalhando em Brusque, “fazer uma ligação para Blumenau demorava, às vezes, quatro horas [...]” . Toda ligação era feita via telefonista, que dava a previsão da demora. Dependendo da urgência e importância do assunto a ser tratado com o contato em Blumenau,

alguém pegava um jipe, porque as estradas eram de barro, e vinha para Blumenau resolver o assunto e levava de volta as informações. E a ligação ainda não tinha sido completada. Isso aconteceu em 71. Hoje, em questão de segundos, nos comunicamos com o mundo. [...] o fax já começou a revolucionar o trabalho da secretária. A  informática, então, nem se fala.” (SECRETÁRIA B).

 
É importante ressaltar que, no início, houve, por parte de muitos profissionais secretários, um certo medo e até uma forte aversão ao uso do computador. Apesar de treinamento adequado oferecido pela organização, muitos operavam com certa desconfiança, preferindo, em inúmeras situações, a antiga e sempre companheira máquina de escrever.

A SECRETÁRIA C entende que a era da informática, era da qualidade total, era da globalização, seja qual for o nome, trouxe um reforço fantástico para todas as funções. Mais especificamente falando da função de secretário, o que mais a impressiona, hoje em dia, é a possibilidade de ter voz ativa junto ao seu diretor. Não se vai mais para uma reunião, por exemplo, para ficar anotando o que é discutido. Há momentos em que se tem que explicar os resultados da empresa numa reunião. “Hoje, eu tenho funções que vocês talvez não imaginam, junto com o desempenho como secretária. Eu analiso balanços, sei fazer análise de balanços, o que antes olhava, jogava para o lado e não queria nem ver.” (SECRETÁRIA C). Ela faz o benchmarking, ou seja, compara sua empresa às empresas concorrentes, além de toda a parte societária da empresa, redação de atas legais como aumento de capital e emissão de debêntures.
 

Secretário: profissão em extinção?

Em decorrência das mudanças empresariais, neste final de século muito se tem falado na extinção da profissão de secretário. Vai terminar, ou já estaria se modificando?

Na opinião da SECRETÁRIA B,

é uma profissão que está evoluindo a cada dia que passa. [...] a secretária, a assistente, a assessora, é fundamental na vida de qualquer diretor de empresa, de qualquer dirigente, de qualquer homem de negócios. [...] é a pessoa que está na retaguarda. É quem faz a coisa acontecer. Então, eu não acredito na extinção da profissão. [...] Onde houver um homem de negócios, [...] vai ter alguém que precisa assessorá-lo, que precisa dar continuidade.


Na mesma direção, Natalense (1998, p. 41) reafirma que a era da informática não acabou com o secretário executivo mas, sim, “criou condições para que o seu real papel fosse descoberto, revitalizado e valorizado.” Lembra  que não é a profissão de secretário que se extingue, mas a sua prática inadequada.

Embora esteja sendo eliminado da estrutura funcional de muitas organizações tradicionais e ser alvo de comentários de consultores, o profissional secretário executivo tem lugar para atuar na corporação virtual. Não para fazer tarefas repetitivas e monótonas, mas como elemento importante na administração das informações e participar ativamente das forças-tarefas. Para Natalense (1998, p. 46), é o secretário executivo quem gerencia as informações da área que assessora, funcionando como um banco de dados que recebe, reúne, filtra e divulga as informações que servirão para a tomada de decisões. É um empreendedor que cria condições para ampliar sua área de atuação.

Para a SECRETÁRIA A, é uma profissão em evolução e não em extinção. É uma profissão que já se modificou muito, pois na sua época, no início de sua carreira, secretária não era paga para pensar.


Então, o que se exigia? A tal da boa aparência.[...]. Tinha que ser jovem, bonita, boa aparência. Era isso que importava. Inclusive nos anos 80, no início dos anos 90, quando eu era professora de Técnicas de Secretariado, uma aluna minha, um dia veio chorando porque havia se preparado para uma entrevista - e olha que era uma aluna brilhante. Havia-se preparado para o teste. Fez o teste e passou pela entrevista. Quando chegou na pessoa da área de recursos humanos, ele olhou para ela e falou: “Sinto muito, você não serve. Você é gordinha.”  Graças a Deus que isso terminou ou está terminando. Hoje o que conta é a competência.


Para a SECRETÁRIA B, hoje, o secretário executivo ”é aquela pessoa a quem o chefe pede cinco, esperando sete, e ela entrega nove.” Em outras palavras, espera-se que tenha comportamento proativo, que pense no problema antes que ele aconteça e que se antecipe às suas necessidades na resolução de determinado assunto. Para Junqueira (1996, p. 121), é preciso que esteja sempre um passo à frente neste jogo de tomadas de decisões. Isto significa esclarecer dúvidas e expectativas, ter conhecimento da rotina e modos de trabalho da chefia e visão global da organização para saber quem é quem, quais as metas e os planos, quem são os principais clientes e fornecedores.

É sempre bom lembrar que, no momento atual, tanto os clientes internos quanto os externos esperam que seus fornecedores os surpreendam com o fornecimento de pequenos extras, que custam muito pouco mas rendem dividendos fantásticos. Como membro da equipe, espera-se do secretário executivo idéias para superar a expectativa dos clientes internos e externos da organização na qual atua. Consideramos cliente interno seu superior imediato e todos os membros da organização para os quais presta algum tipo de serviço.

Com este retrospecto, podemos dizer que a profissão de secretário saiu fortalecida, apesar de toda uma série de transformações, sobretudo na última década, caracterizada por uma verdadeira reengenharia nos organogramas e nas descrições de funções das organizações. E uma das razões deste fortalecimento, certamente, é a somatória de um conjunto de fatores, como


a adaptação à modernidade, a profissionalização e regulamentação da profissão. [...] a importância da profissão de secretário está na razão direta da amplitude do seu domínio das informações. Considerando que, no futuro próximo, o poder estará nas mãos de quem detiver a informação, podemos concluir e entender toda essa transformação da atividade secretarial, já reconhecida em alguns segmentos como assessora organizacional. (EQUIPE I).


Graças à transformação gradativa de uma antiga figura decorativa das ante-salas dos executivos em um profissional atuante, com perfil voltado para a gestão de informações, novas competências e habilidades são requeridas deste profissional pelas organizações, especialmente por aquelas que já passaram por processos de reestruturação administrativa e tecnológica.

Texto extraído de:

WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.

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MAERKER, Stefi. Secretária: a parceria de sucesso. São Paulo: Gente, 1999.
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