Vivências e convivências

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terça-feira, 5 de julho de 2016

Gestão do tempo nas reuniões corporativas


  
Elen Mari Brandes Siegel
João Mario de Moura
Nair Teodoro Machado 
Professora Eliane Wamser
Disciplina: Tempo, Organização e Planejamento
Curso de Pós Graduação em Assessoria Executiva Empresarial
Universidade Regional de Blumenau – FURB
 

1 INTRODUÇÃO


Se considerarmos o significado literal da palavra reunião, vamos partir do pressuposto de que ela existe para decidir alguma coisa considerada útil, e que deve ser produtiva.

É fato que no atual cenário corporativo, dinâmico, competitivo e veloz, e com ênfase nas relações interpessoais, as organizações têm a necessidade de acompanhar o ritmo e as mudanças, a fim de ser e se manter sustentáveis. Dentro deste cenário, é comum percebermos o quão banalizada está a busca de soluções e resoluções de problemas, utilizando-se das reuniões, na grande maioria das vezes, sem um devido planejamento.

De acordo com Christian Barbosa, especialista em metodologias voltadas à gestão do tempo, esta tendência a intensificar as solicitações e participações em reuniões, vem desde muito tempo, antes mesmo da descoberta do fogo, onde as pessoas já sentiam a necessidade de ficar juntas (seja para se aquecer ou caçar).

O comportamento de promover reuniões de forma exacerbada é natural, pois tem-se a ideia de que se algo pode ser conversado em grupo, porque fazê-lo, sozinho?

Acontece que para manter-se de forma sustentável no âmbito corporativo, a organização deve ter foco, acima de tudo, na sua performance ligada à produtividade. Logo, planejar, organizar e acompanhar suas ações devem ser práticas cotidianas para as organizações que almejam otimizar seu desempenho na busca pelos objetivos.  

2 REUNIÕES PRECISAM TER BONS RESULTADOS

Através de sua obra “Estou em Reunião” (Editora Agir, 2008), Christian Barbosa nos convida a refletir sobre as características das reuniões ineficazes, assim como nos alerta para os prejuízos absurdos que as reuniões causam às empresas.

Considerando a ênfase dada ao relacionamento interpessoal, à valorização do conhecimento e ao reconhecimento do outro como parceiro da organização, podemos constatar que extinguir a prática de reunir-se dentro do processo de gestão organizacional, não é tão fácil e natural como deveria.
Culpados pelas Reuniões Ineficazes

ü   reunir-se pelo simples fato de estar junto, não decidir sozinho;
ü   ausência de um líder (condutor), presença de lideranças situacionais;
ü   necessidade autovalorização/reconhecimento;
ü   falsa sensação de que algo está sendo feito;
ü   muita ação/pouca solução;
2.1 A REUNIÃO IDEAL

Segundo Christian Barbosa (2008, p. 21), o melhor tipo de reunião é a que não acontece. O ideal, baseado na metodologia apresentada pelo autor, especializado em técnicas focadas em produtividade, é reduzirmos ao máximo a frequência de realização de reuniões, e só realizá-las em casos primordiais, após um minucioso planejamento, que consiste na utilização da metodologia e estruturação através da aplicação “PAT” Plan (planejamento), Act (ação), Track (acompanhamento).

a) Plan - palnejamento

Fase que antecede a reunião, elaboração dos itens de relevância para que a reunião aconteça: logística, infraestrutura necessária, convocação adequada (priorizando a socialização imediata do assunto a ser tratado e especificação dos objetivos a serem atingidos).

Como pode-se perceber, mesmo antes de ser realizada, no planejamento é que começam as ações que tornarão a reunião eficaz.

b) Act - ação

Fase de realização, do fazer acontecer. Além de deixar os objetivos encaminhados aos envolvidos quando na convocação, visível em todo momento do encontro, deve-se dar ênfase ao papel do condutor.

Sabe-se que mais de 60% das reuniões realizadas nas organizações não tem foco, nem tão pouco são eficazes na obtenção dos objetivos, em decorrência de má condução. Cabe ao condutor direcionar as ideias, com foco no objetivo proposto na convocação.

c) Track - acompanhamento

Finalizada a reunião, a fase de acompanhamento está diretamente ligada a qualidade das fases anteriores, ou seja, se a reunião foi mal convocada, ou posteriormente mal conduzida, a fase de acompanhamento será mais complexa, pois necessitará de reforços, revisão de ações, entre outros percalços.

Por outro lado, uma vez que bem planejada e executada, o acompanhamento será simples e fácil de ser concluído.

Trata-se do fechamento de todo o processo, uma vez que reforça todas as decisões tomadas, formaliza as informações levantadas, e direciona os envolvidos para as ações posteriores e ressalta o hábito de boas reuniões na organização.

O acompanhamento, além de certificar-se da eficácia da reunião, envolve as pessoas e traz o pertencimento do indivíduo a conquista.

2.2 O CENÁRIO IDEAL

Dentro da metodologia de Christian Barbosa, o cenário ideal, de acordo com a ênfase despendida no processo de realização de reuniões, sempre que não podem ser evitadas, consiste:

ü   40% Planejamento
ü   50% Condução
ü   10% Acompanhamento

3 CONSIDERANDO A TRÍADE NAS REUNIÕES

Christian Barbosa em sua obra A tríade do Tempo (Editora Sextante, 2011), nos traz uma ferramenta poderosa voltada para a gestão do tempo. O autor divide as atividades realizadas em Importantes, Urgentes e Circunstanciais.

O ideal seria que houvesse um planejamento e controle de nossas atividades, para sempre conseguirmos focar nas atividades importantes, que são atividades planejadas, que geram resultados, nos dão prazer, pois temos tempo para realizá-las.

Trazendo este cenário para as reuniões, nosso objeto de estudo, consideramos que o ideal seria que todas as reuniões dentro de uma organização fossem importantes.

Reuniões Importantes são reuniões planejadas, bem conduzidas, que envolvem seus participantes nas ações claramente definidas, possuem um objetivo específico e finalmente que geram ações futuras, com um acompanhamento preciso que avaliará a eficiência da reunião.

Se um assunto não foi resolvido em tempo hábil, com um planejamento conciso, ele vira um assunto urgente. Assuntos urgentes devem ser tratados logo, sem muito tempo para planejamento, acompanhamento, porque o foco de atenção está única e exclusivamente voltado para a resolução de um problema. Assuntos urgentes serão tratados nas reuniões urgentes.

Reuniões Urgentes tratam de atividades em atraso, que precisam ser executadas imediatamente. Não terão tempo hábil para um planejamento e acompanhamento eficaz. Envolvem geralmente um número excessivo de pessoas com a finalidade de buscar soluções, pessoas convocadas aleatoriamente, que geralmente não contribuem efetivamente para solucionar o problema.

Ainda encontramos nas organizações, e podemos atrelar a última instância da trilogia de Christian Barbosa, as formas Circunstanciais de utilizar o tempo. Uma circunstância, sempre depende de alguma coisa, está atrelada a fatores que a influenciam.

Reuniões Circunstanciais são tidas como desperdiçadores do tempo, uma vez que não há um propósito definido, nem tão poucos resultados mensuráveis.

Não agregam valor, não possuem uma pauta e assuntos coerentes definidos, envolvendo geralmente um número elevado de pessoas que deveriam estar contribuindo para a organização em outros sentidos.

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Gerenciar o tempo não é uma habilidade exclusivamente necessária para sua vida pessoal, geralmente ligada com a qualidade de vida.

No âmbito das organizações, cada vez mais, indivíduos serão cobrados acerca de sua produtividade e eficiência. É necessário ter uma conscientização corporativa que prioriza a otimização do tempo e performance no trabalho.

Identificadas práticas de reuniões ineficazes dentro das organizações, sem dúvida, faz-se necessário introduzir ações e metodologias a fim de fomentar esta ferramenta de gestão para a obtenção dos objetivos e sucesso da organização.

Uma vez que ignorada a definição das prioridades na forma de utilização do tempo dentro da organização, o cenário ficará vulnerável a ser “levado” e surgindo, conforme desdobramento das circunstâncias.

É preciso decidir que o tempo deve ser organizado e gerido para que a busca ao objetivo comum flua dentro de um planejamento, uma boa execução e/ou direção, e controles sólidos.

Durante o processo de aprendizado dentro da organização e planejamento do tempo, podemos constatar que as reuniões são um problema comum a muitas organizações, mesmo que de diferentes segmentos. Assim o aprofundamento na metodologia de Cristian Barbosa, nos fez concluir que é possível utilizar as reuniões como uma ferramenta eficaz na obtenção dos objetivos, uma vez que bem planejada, executada e acompanhada dentro de suas perspectivas.

Sugerimos que todos se questionem e busquem uma conscientização corporativa, fazendo um levantamento dos hábitos ineficazes e improdutivos atuais que envolvem as reuniões, mostrem o desperdício gerado, e convençam sua liderança através da apresentação do cenário atual e criando uma visão para a necessidade de mudar.

A partir daí, começam ousados desafios, ou seja, quanto melhores ficarmos, mais teremos a capacidade de resolver as coisas sem precisar de modelos formais de reuniões.

 

REFERÊNCIAS

BARBOSA, Christian. Estou em Reunião: um programa para modernizar as reuniões na sua empresa. Rio de Janeiro: Editora Agir 2005.

BARBOSA, Christian. A Tríade do Tempo: Um modelo comprovado para organizar sua vida e aumentar sua produtividade e equilíbrio. Rio de Janeiro: Sextante 2011.
 
 
 

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