Eventos corporativos

 

Planejamento e organização

            Para tratar do planejamento e organização de eventos, vamos nos amparar nos aspectos teóricos e práticos defendidos por Vanessa Matias (2007).

            As fases do processo de planejamento e organização de eventos são:

·                    Concepção – incorporação da ideia;

·                    Pré-evento – planejamento e organização;

·                    Per ou Transevento – realização;

·                    Pós-evento – avaliação e encerramento.

Concepção

            Começamos a formatar um evento com o levantamento de possíveis dados que vão determinar: objetivos, informações sobre o perfil dos participantes, duração, local adequado, recursos materiais e humanos necessários e disponíveis, elaboração do projeto e do cronograma de atividades e de trabalho.

            Na hora de conceber um evento, reúna-se com as pessoas de sua equipe ou comunidade para fazer sua tempestade de ideias. Vocês podem se basear nas seguintes perguntas:

1. Por que precisamos ou queremos promover um evento?
2. Qual é a natureza exata do evento?
3. Quando irá acontecer?
4. Onde irá acontecer?
5. Como pode ser desenvolvido?
6. Quais são os custos envolvidos?
7. Quem irá organizá-lo?
8. Quem irá comparecer? Assistir? Participar?
9. Quem irá pagar?
10. Como será divulgado?
11. Será de interesse da mídia?
12. É atraente para um patrocinador?
13. Há outros eventos semelhantes?
14. Qual será o próximo passo?

Pré-evento

            Etapa do planejamento. Etapa das mais importantes porque envolve todas as etapas de preparação e desenvolvimento do evento.

            Nesta etapa, segundo Marlene Matias (2007) são definidos e realizados: serviços iniciais, serviços de secretaria, elaboração e detalhamento do projeto.

SERVIÇOS INICIAIS

a)   Identificação dos patrocinadores, apoiadores...

b)   Levantamento de nomes e confirmação de palestrantes, conferencistas, convidados, autoridades, ...

c)    Definição de responsabilidades de profissionais e prestadores de serviços;

d)   Definição da gestão de receitas e despesas.

SERVIÇOS DE SECRETARIA

a)   Preparação e expedição de correspondências para empresas, entidades, pessoas que possam de alguma forma colaborar com a realização do evento;

b)   Orçamento e confecção de material administrativo (papel carta, envelopes, impressos....;

c)    Controle e arquivo da correspondência recebida e expedida;

d)   Organização da mailing list para envio de circulares, informativos, folders para o público-alvo;

e)   Recebimento e confirmação de inscrições e adesões;

f)    Elaboração e execução do cronograma de trabalho;

g)   Identificação, seleção e contratação de prestadores de serviços.