Vivências e convivências

Vivências e convivências

terça-feira, 28 de maio de 2013

Mais uma etapa da organização de um evento


Pré-evento

     Etapa do planejamento. Etapa das mais importantes porque envolve todas as etapas de preparação e desenvolvimento do evento.

        Nesta etapa, segundo Marlene Matias (2007), são definidos e realizados: serviços iniciais, serviços de secretaria, elaboração e detalhamento do projeto.


SERVIÇOS INICIAIS

a)   Identificação dos patrocinadores, apoiadores...
b) Levantamento de nomes e confirmação de palestrantes, conferencistas, convidados, autoridades, ...
c)   Definição de responsabilidades de profissionais e prestadores de serviços;
d)   Definição da gestão de receitas e despesas.


SERVIÇOS DE SECRETARIA

a)   Preparação e expedição de correspondências para empresas, entidades, pessoas que possam de alguma forma colaborar com a realização do evento;
b) Orçamento e confecção de material administrativo (papel carta, envelopes, impressos....;
c)   Controle e arquivo da correspondência recebida e expedida;
d)   Organização da mailing list para envio de circulares, informativos, folders para o público-alvo;
e)   Recebimento e confirmação de inscrições e adesões;
f)    Elaboração e execução do cronograma de trabalho;
g)   Identificação, seleção e contratação de prestadores de serviços.


PROJETO DO EVENTO

O projeto de um evento deve, basicamente, contemplar o seguinte roteiro:

a)   Título (nome do evento)
b)   Entidade e/ou empresa promotora
c)   Entidade e/ou empresa organizadora
d)   Cidade-sede
e)   Local do evento
f)    Tema do evento
g)   Objetivos: geral e específicos
h)   Justificativa de sua relevância
i)     Público-alvo e número previsto de participantes
j)    Descrição do evento
k)   Período de realização e horário
l)     Inscrições e informações
m) Taxa de inscrição
n)   Recursos necessários: recursos humanos; materiais/administrativos, estratégias de comunicação, divulgação e marketing; recursos audiovisuais e equipamentos
o)   Instalações
p)   Serviços: transporte, hospedagem, alimentação, sonorização, decoração...)
q)   Previsão orçamentária: receitas, despesas
r)    Cronograma básico
s)   Considerações gerais


MODELO DE CRONOGRAMA PARA EVENTOS DE PEQUENO E MÉDIO PORTE

Evento:
Local:
Data:                                                           Horário:
Responsável:


Discriminação
Área/setor
Responsável
Situação
Reserva do local



Reunião para constituição da comissão organizadora



Distribuição das atividades para as comissões




Definir tema e programação



Contratar prestadores de serviços



Criação do material de divulgação



Buscar patrocínio e apoio



Definição do material de divulgação



Contratação de gráfica



Listagem de convidados e palestrantes



Enviar carta convite para autoridades, palestrantes...



Reserva equipamentos....



Divulgação na mídia



Contratar e treinar recepcionistas



Montar as pastas



Definir mestre de cerimônia



Elaborar cartas de agradecimento



Reunião e relatório de avaliação do evento




Lembro que o roteiro do projeto e o modelo de cronograma necessitam ser adaptados à especificidade do evento e ao jeito de se organizar da equipe que tem a responsabilidade de fazê-lo acontecer dentro de um rigor de qualidade 107%.




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